教學組長操作手冊

這本手冊照著「一個學期的實際流程」編排:先把學校的基礎資料建好,再排課、發布,學期中再處理請假與調代課,最後匯出與備份。第一次使用建議從第 3 章「設定精靈」開始照做;之後遇到特定工作,再從左側目錄跳到對應章節。

如果你只是想先試看看這套系統能做什麼,不必急著建自己學校的資料——第一次登入時,設定精靈的第一步上方就有「載入示範資料」——按一下,系統會建出一所完整的虛構國中(18 班、48 位教師),你可以直接跑自動排課、登記請假、指派代課、匯出課表,把整個學期的流程玩過一遍再決定。載完之後,本手冊的第 4 章以後都能照著操作,第 2、3 章(準備資料、設定精靈)可以先跳過。

系統裡的四種角色

登入後右上角會顯示你的角色。不同角色看得到的功能不同——本手冊主要寫給教學組長。

選單地圖

左側選單(教學組長視角)分成四大區。本手冊每一步驟都會用麵包屑標出位置,例如 排課作業›配課管理。

如果你現在用 Excel 手工排課、用紙本或 LINE 處理臨時調代課,這套系統要解決的正是那些最耗神、最容易出錯的環節。

它幫你收掉的三件苦差事

• 排課的衝突檢查——拖一格課,系統即時告訴你「王老師這節已經在 302 班有課」,不必自己用眼睛比對整張表。排不出來時,還會用人話說明是哪個條件卡住。
• 學期中的調代課全流程——老師請假,系統自動列出受影響的每一節、推薦當節有空又同科的代課老師、發通知給對方、月底自動結算代課鐘點。這通常是組長最零碎、最怕漏掉的工作。
• 課表的產出與保存——一鍵匯出各種格式的課表、全校總表、批次打包;每天自動備份,資料不怕不見。

為什麼選它,而不是繼續用現有做法

正式建置前,先把下列清單準備好(電子檔最佳)。系統在「匯入資料」步驟提供 Excel 範本可下載,你把資料填進去上傳即可批次建立,不必一筆筆手打。

核心五份清單

全新系統第一次登入時,會自動進入五步驟設定精靈。每一步都可以「上一步」回去修改,也可以「略過,稍後再設定」。

登入與首次改密碼

1. 開啟系統網址——本機是 http://localhost,校內其他電腦用主機的區網 IP(例如 http://192.168.1.50)。
2. 以管理員帳密登入——帳號密碼由安裝系統時的設定決定(見部署文件)。
3. 依提示修改密碼——第一次登入會強制改一次密碼,改完才會進入系統。

精靈五步驟

1. 學制範本——選擇貴校學制(國小/國中/普高/綜高/技高),系統自動帶入對應的節次表與科目清單。
2. 學年學期——設定本學期的學年度與學期別(例如 115 學年度第 1 學期)。此步會實際建立學期。
3. 節次表——已依範本帶好預設節次表。先確認即可;若要調整(如把週五第 7 節改成導師時間、或週三下午不排課),點「開啟節次表編輯器」。
4. 匯入資料——下載 Excel 範本,填入教師、班級、科目後上傳,批次建立(可略過,稍後於「基礎資料」補建)。
5. 完成——顯示已建立的資料摘要(科目、教師、班級、場地各幾筆),按「完成,前往基礎資料」。

排課作業›配課管理

「配課」就是決定哪位老師、教哪個班、哪一科、每週幾節。這是排課的核心輸入——配課建好,才能開始排課。

建立一筆基本配課

1. 選班級——例如 301 班。
2. 選科目——例如國文。
3. 指定任課教師——例如王老師。
4. 填每週節數——例如 5 節。
5. (選填)連堂與場地需求——如需 2 節連上,設定連堂;需要特定場地(如實驗室)可指定場地類型。

進階結構

排課作業›排課工作台

工作台是一張拖拉式週課表。左側是還沒排的課務清單(附剩餘節數),你把課拖進格子裡即可。適合微調,或想完全手動掌控時使用。

基本操作

1. 從左側清單拖曳——把一筆未排課務拖進課表格子。
2. 看即時衝突——可放的位置顯示綠框;有衝突顯示紅框,滑上去會浮出原因(用節次名稱說明,如「王老師 週一第一節 已有 302 班數學」)。
3. 鎖定重要格位——不希望被更動的課,點鎖定圖示固定住。
4. 移除——把格子裡的課拖回左側清單即取消。

好用的輔助

• 復原 / 重做——按 Ctrl+Z 可復原最近的操作。
• 三視角切換——同一份課表可用「班級 / 教師 / 場地」三種角度檢視,彼此即時同步(班級視角排的課,教師視角立刻看得到)。
• 自動儲存草稿——編輯過程會自動存,不必擔心忘記存檔。

排課作業›自動排課

系統內建排課引擎,能在遵守各種硬性規則(教師/場地不衝突、連堂不跨午休、教師不可排時段…)下,自動排出一整週的課表。

操作流程

1. 選擇學期與作為輸入的來源草稿。
2. 看排課前置檢查——系統先做 pre-flight,確認資料合理(如沒有老師配課數超過可排格數)。通過會顯示「資料檢查通過,可以開始排課」。
3. 設定排課時間上限(預設 10 分鐘)後,按「開始排課」。
4. 觀察進度——畫面顯示已找到幾個解、目前目標值、經過時間。
5. (可選)提前結束——找到解後可按「提前結束」,直接取當前最佳解。
6. 取得結果——排好後產生一份新草稿「來源名 自排結果」,來源草稿不會被動到,排壞了隨時可丟。

排不出來怎麼辦?系統會說人話

如果條件互相矛盾排不出來,系統不會只丟一句「失敗」,而是做衝突定位,告訴你是哪幾件事湊在一起、鬆開哪一個就好,並附上具體數字與建議。例如:

排課作業›版本與發布

你可以同時保留多份草稿互相比較。滿意哪一份,就把它「發布」——發布後全校師生就能查到這份課表。

發布流程

1. 在版本清單找到要發布的草稿(可複製、改名、刪除來管理多份)。
2. (建議)先按完整性檢查——若還有課沒排完,會列出警告清單。
3. 按「發布」——若有未排完的課,會再問一次;確認後可強制發布。
4. 舊版自動封存——發布新版後,同學期原本已發布的那份會轉為「已封存」。

全校查詢

課表查詢 是唯讀的查詢頁,可用班級 / 教師 / 場地三種角度查已發布課表,手機也能看。教師登入時,預設直接顯示本人課表。

這是學期開始後最日常、也最零碎的工作。系統把它拆成一條清楚的鏈:請假 → 找代課 → 通知 → 確認 → 看板 → 月結。

8.1 請假登記

調代課›請假登記

老師可以自己登記請假,教學組長也能代登。

1. 選教師、假別(公假/事假/病假…)。
2. 填請假起訖——可整天、半天、多天、跨週。
3. 系統自動展開受影響節次——依已發布課表,列出這段期間他原本要上的每一節。跨週末只會展開上課日。

8.2 調代課處理

調代課›調代課處理

對每一節受影響的課,選一種處置方式:

8.3 通知與確認

指派後,代課老師會收到站內通知(右上角鈴鐺,含未讀數),若有設定 SMTP 也會收到 Email。老師點開可一鍵「確認收到」。

你可在 調代課›通知確認看板 看到每一筆的確認狀態,對還沒確認的人一鍵「再次提醒」。

8.4 今日調代課看板

調代課›今日調代課(儀表板上也有)——一眼看到今天全部異動:誰代誰的課、教室有沒有變。可列印 A4 公告單(傳統公告格式)貼出來或發群組。

8.5 調代課紀錄

調代課›調代課紀錄——歷史查詢,可依教師、日期、假別篩選。查一位老師時,他「缺的課」和他「代的課」都會出現。

8.6 代課鐘點統計

調代課›代課鐘點統計——月結報表,依教師彙總代課節數與計費節數(併班/自習不計費),可匯出 Excel。跨月的假單會自動依每一節的日期分月計算。教師本人也能查自己的明細。

已發布的課表可從 課表查詢 頁的匯出按鈕輸出成多種格式。

系統管理(限系統管理員)

學校資訊

校名——顯示在介面、匯出的課表(Excel / PDF / PNG)、代課通知信與 A4 公告單上。改完立即生效,不需重新啟動系統。

示範資料(只有全新系統看得到)

剛裝好、還沒建任何學期時,這裡會有一個「載入示範資料」按鈕(第一次登入時,設定精靈的第一步也有同一個入口——多數人會在那裡先看到)。按一下就會建出一所完整的虛構國中——臺南市市立敦品國中:三個年級 18 班(701~706、801~806、901~906)、48 位教師(含導師、兼行政、外聘)、24 個分科科目、384 筆配課。

用途是先試開一遍再決定要不要正式用:載完直接去按「自動排課」,十幾秒就會看到一張排好的全校課表,接著請假、代課、匯出、備份全部都能玩過一輪,不必先手 key 幾百筆資料。

排課設定

超鐘點上限——一位教師的配課最多可超出「應授節數」幾節(預設 8 節,設 0 表示不限制)。配課時超過就會被擋下並指名是誰、超了幾節。

上限是「應授 + N」而不是一個固定節數,因為應授本身就因身分而異。以臺南市為例:國文科專任 16 節、兼任導師 11 節、兼任主任 6 節——固定值對誰都不合適。各縣市規定不同,依貴校規定調整即可。

資料備份與還原

• 每日自動備份——系統每天凌晨自動備份,預設保留最新 30 份、自動輪替。
• 立即備份——重大操作(升級、大量匯入、換學期)前,建議先按一次。
• 下載 / 上傳還原——可下載備份檔異地保存;換主機或救援時上傳還原。
• 還原的安全網——還原前系統會自動先備份現狀(可反悔),還原完成後強制所有人重新登入。

Email 通知(SMTP,選填)

填入學校的 SMTP 主機資訊,調代課通知才會寄 Email。沒設定也沒關係——系統照常運作,只是僅有站內鈴鐺通知。可按「寄測試信」當場驗證。

開新學期複製精靈

新學期不必從零建。可從既有學期複製教師/班級/科目/場地/節次表,班級年級自動 +1(可關閉),畢業年級提示移除。兩學期資料獨立,改一邊不影響另一邊。

Q. 自動排課排不出來,怎麼辦?

看系統給的衝突定位報告——它會指出是哪個條件卡住、附上數字與建議。依建議放寬條件(如某科每日上限、教師不可排時段),或用「部分排課」先排大部分、再手動補未排的幾節。

Q. 老師早上臨時請假,最快的處理流程?

請假登記(當天整天)→ 調代課處理(逐節從推薦清單選代課)→ 對方收到通知確認 → 今日看板列印公告。見第 8 章情境框。

Q. 我們是完全中學,國中部高中部作息不同?

系統支援同學期多套節次表。在有兩套以上節次表時,班級表單會出現「節次表」下拉,把不同部的班級指到對應的節次表即可(多數學校全校統一,則完全看不到這個欄位,零負擔)。

Q. 忘記密碼了?

初始密碼由安裝設定決定;登入後改過的密碼存在資料庫。若都忘了,最務實的是還原一份記得密碼的舊備份,或請系統管理員協助。請妥善保管管理員密碼。

Q. 老師收不到 Email 通知?

Email 是選填功能。若「系統管理」沒設定 SMTP,就只有站內鈴鐺通知,這是正常的。要寄 Email 需填學校 SMTP 並可寄測試信驗證。

Q. 資料會不會不見?

資料存在學校自己的主機。系統每天自動備份、保留 30 份。但請務必做異地備援(把備份檔下載到別處),主機硬碟壞掉時才救得回。

Q. 換到下學期,要重新建一次全部資料嗎?

不用。用「開新學期複製精靈」從上學期複製,年級自動進位,再微調即可。