User Guide · 使用說明

設備線上報修系統

適用對象:全校師生  ·  總務人員  ·  系統管理員
🔧 前往系統

本頁目錄

01 · 如何登入

👤 適用對象:全校師生、總務人員、管理員

登入步驟

  1. 1
    開啟系統網址:https://begin0808.github.io/repair/
  2. 2
    點擊「以 Google 帳號登入」按鈕
  3. 3
    在 Google 登入視窗選擇您的學校 Google 帳號
  4. 4
    登入成功後,自動進入報修清單頁面
僅限學校帳號:系統只允許學校 Google Workspace 網域的帳號登入。使用個人 Gmail 或其他帳號會顯示「帳號不符」的錯誤訊息,請切換至學校帳號重新登入。
導覽列右上角會顯示您的姓名與身份。總務人員顯示藍色標籤;超級管理員顯示金色標籤。

02 · 查看報修清單

👤 適用對象:全校師生、總務人員、管理員

篩選與搜尋

🔍 搜尋欄
輸入關鍵字,可搜尋報修標題或地點名稱
📂 類別下拉選單
選擇特定類別(電器設備、水電管線⋯等)
📋 狀態標籤列
點選「待處理」「處理中」「已完成」快速篩選

狀態說明

待處理  報修單已提交,尚未有人接案
處理中  總務人員已接受,正在修繕中
已完成  修繕完畢,提交者會收到通知信
已取消  提交者主動取消
每頁顯示 20 筆,超過時下方會出現「上一頁 / 下一頁」按鈕。搜尋或篩選後會顯示符合條件的總筆數。

03 · 提交新報修單

👤 適用對象:全校師生、總務人員、管理員

操作步驟

  1. 1
    點擊右上角「+ 新增報修」按鈕(或導覽列「+ 新增報修」)
  2. 2
    填寫「報修標題」,簡短描述問題,例如:3樓男廁水龍頭損壞
  3. 3
    從下拉選單選擇「大樓 / 場域」(例:行政大樓、圖書館、操場)
  4. 4
    (選填)在「詳細位置」欄輸入精確位置,例如:105教室、2樓男廁、舞台右側。選擇大樓後欄位才會出現。
  5. 5
    選擇「類別」(電器設備、水電管線、門窗玻璃、桌椅傢俱、空調冷氣、資訊設備、環境清潔、其他)
  6. 6
    選擇「優先級」:普通 或 🔴 緊急(緊急代表影響教學或有安全疑慮)
  7. 7
    在「問題說明」欄位詳述損壞情形(最多 500 字)
  8. 8
    按「提交報修單」,完成後自動跳至報修詳情頁
提交成功後,所有總務人員會立即收到 Email 通知,包含報修內容與連結。緊急報修建議同時以電話通知總務處。

04 · 取消自己的報修單

👤 適用對象:全校師生(僅限本人提交的「待處理」單)

操作步驟

  1. 1
    點擊您提交的報修單,進入詳情頁
  2. 2
    頁面底部出現「取消這筆報修」按鈕(只有本人且狀態為「待處理」才會出現)
  3. 3
    點擊確認後,狀態更新為「已取消」
狀態已變為「處理中」或「已完成」的報修單,提交者無法自行取消,請直接聯絡總務處。

05 · 總務人員操作

🔧 適用對象:總務人員、超級管理員

接受報修(待處理 → 處理中)

  1. 1
    在報修清單找到「待處理」的報修單,點進詳情頁
  2. 2
    在藍色「總務處操作」區塊,點擊「✔ 接受處理 → 處理中
  3. 3
    狀態更新為「處理中」,並記錄接案時間與人員

標記完成(處理中 → 已完成)

  1. 1
    進入「處理中」的報修單詳情頁
  2. 2
    在「完成說明」欄位填寫修繕方式或備注(選填,建議填寫)
  3. 3
    點擊「✅ 標記為已完成
  4. 4
    系統自動寄送完成通知信給原始提交者

刪除報修單

進入任意報修單詳情頁,在「總務處操作」區塊底部點擊「🗑 刪除此報修單」。

確認對話框出現後點擊確認,資料將永久刪除,無法復原。

刪除為不可逆操作,請確認該報修單確實無需保留再執行。

06 · 統計儀表板與 CSV 匯出

🔧 適用對象:總務人員、超級管理員

📊 統計儀表板

點擊導覽列「📊 統計」進入:

  • 待處理 / 處理中 / 已完成 / 封存 數量卡片
  • 平均報修處理天數
  • 狀態分佈圓餅圖
  • 近 6 個月提報數趨勢圖
  • 各類別報修數量長條圖

⬇ CSV 匯出

  1. 1
    在報修清單頁,使用搜尋或篩選調整要匯出的範圍
  2. 2
    點擊右上角「↓ CSV」按鈕
  3. 3
    瀏覽器自動下載 CSV 檔案,可用 Excel 開啟
CSV 包含:提交日期、標題、地點、類別、優先級、狀態、提交者、完成時間、完成說明。

07 · 歷史封存紀錄

🔧 適用對象:總務人員、超級管理員

已完成超過 12 個月的報修單,系統每週自動封存。封存後不出現在一般清單,可到「📦 歷史」頁面查閱。

查詢封存紀錄

  1. 1
    點擊導覽列「📦 歷史
  2. 2
    可使用搜尋關鍵字或類別篩選
  3. 3
    點擊任意封存紀錄可查看完整內容

取消封存(恢復至已完成清單)

進入封存報修單的詳情頁,點擊灰色封存提示區塊中的「取消封存」按鈕即可恢復。

08 · 地點管理

⭐ 適用對象:超級管理員

點擊導覽列「📍 地點」進入地點管理頁面。系統採用兩層式地點設計:管理員只需維護大樓/場域名稱(下拉選單),詳細位置由報修者自行填寫,大幅降低維護成本。

新增場域

  1. 1
    點擊右上角「+ 新增場域
  2. 2
    填寫「場域名稱」(例:行政大樓、圖書館、操場、籃球場),確認「啟用此場域」已勾選
  3. 3
    點擊「新增場域」完成。建議一次新增所有大樓與主要場域,約 10~20 筆即可涵蓋全校。

停用場域

點擊場域清單中的「啟用」標籤即可切換為「停用」。停用後該場域不再出現在報修表單的選項中,但現有報修單不受影響。

刪除場域

點擊場域列右側「刪除」,確認後永久移除。已使用此場域的報修單不受影響,但建議優先使用「停用」而非刪除。

💡
設計理念:管理員只需建立大樓/場域(約 10~20 筆),不必逐間教室建立。報修者選擇大樓後,在「詳細位置」欄自行填入精確位置(如 105教室、2樓男廁),可描述任意細節。

09 · 管理員帳號管理

⭐ 適用對象:超級管理員

點擊導覽列「👥 帳號」進入管理員帳號管理。可新增、移除總務人員帳號,或調整角色。

新增總務人員

  1. 1
    請對方先以學校帳號登入系統一次(這樣系統才會有他的帳號資料)
  2. 2
    在「新增管理員」表單輸入對方的學校 Email
  3. 3
    選擇角色:總務人員(可操作報修)或 超級管理員(另可管理帳號與地點)
  4. 4
    點擊「新增」,對方下次登入後即生效

變更角色

在帳號清單中,直接點擊角色欄位的下拉選單,選擇新角色即時更新。

移除管理員權限

點擊帳號列右側「移除」,確認後對方立即失去管理員權限,但其帳號仍可登入系統(以一般使用者身份)。

新增失敗通常是因為對方尚未登入系統。請請對方先到 https://begin0808.github.io/repair/ 用學校帳號登入一次後,再回來新增。

10 · 常見問題

Q:我用學校帳號登入,但出現「帳號不符」的錯誤?
請確認您使用的是學校 Google Workspace 帳號,而非 @gmail.com 或其他個人帳號。如果 Google 帳號選擇器自動選到了個人帳號,請點「使用其他帳號」並手動輸入學校帳號。
Q:提交報修後,總務人員多久會處理?
系統提交後,所有總務人員會立即收到 Email 通知。實際處理時間依報修性質而定,緊急事項請同時電話聯絡總務處。
Q:我提交的報修單已進入「處理中」,想修改說明怎麼辦?
狀態為「處理中」或「已完成」時,提交者無法自行修改。請直接聯絡總務人員告知補充資訊。
Q:報修完成後我有收到通知信,但沒看到完成說明?
完成說明為選填欄位,總務人員可能未填寫。您可以點擊信中連結或直接進入系統查看報修詳情頁,「處理紀錄」區塊會顯示完成相關資訊。
Q:找不到想選的大樓 / 場域?
場域清單由超級管理員維護。如果下拉選單中沒有您需要的大樓或場域,請聯絡總務處請管理員新增。選擇大樓後,您可以在「詳細位置」欄自由填寫具體的教室號碼或位置描述,無需等管理員新增。
Q:系統在手機上可以正常使用嗎?
可以。本系統採用響應式設計,支援手機、平板、電腦。建議使用 Chrome 或 Safari 瀏覽器。
Q:舊的報修單怎麼找?
一年以上的已完成報修單會自動封存,可點擊「📦 歷史」查詢(需管理員帳號)。未封存的報修單在主清單使用搜尋功能即可找到。
Q:我是總務人員,但導覽列沒有看到「總務處操作」功能?
請聯絡超級管理員(總務主管),請他到「👥 帳號管理」頁面將您的帳號加入為「總務人員」。請對方確認您的學校 Email,您需要先登入系統一次後,才能被加入。